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Entre formats papier, cartes dématérialisées et règles de report, les échéances diffèrent et méritent d’être clarifiées, autant pour les salariés que pour les employeurs chargés de leur gestion.
En France, près de 5,5 millions de personnes utilisent ce moyen de paiement au quotidien. Or, les titres-restaurant obéissent à un calendrier précis, fixé par la réglementation, que les services RH et les dirigeants doivent anticiper pour éviter pertes ou réclamations.
Une durée d’utilisation encadrée par le calendrier
Les titres-restaurant sont valables sur l’année civile indiquée lors de leur émission.
Cette période ne s’arrête toutefois pas strictement au 31 décembre. Une tolérance s’applique en début d’année suivante.
Concrètement :
- les titres-restaurant au format papier émis en 2025 peuvent être utilisés jusqu’au 31 janvier 2026 ;
- les titres dématérialisés (carte ou application) restent utilisables jusqu’au 28 février 2026.
Passé ces dates, ils ne peuvent plus servir au paiement de repas. Le format papier est d’ailleurs appelé à disparaître définitivement à partir de 2027, ce qui réduit progressivement les possibilités de régularisation manuelle.
Échange et report : ce que doivent prévoir les employeurs
Pour les titres papier arrivés à échéance, un mécanisme d’échange existe. Les salariés disposent d’un délai de 15 jours après la fin de validité pour remettre leurs titres non utilisés à l’employeur. Celui-ci doit alors les remplacer par des titres valables pour l’année en cours.
S’agissant des titres dématérialisés, la logique est différente. Les montants non dépensés doivent être automatiquement reportés sur l’année suivante.
En pratique, il est recommandé aux entreprises de vérifier que ce report a bien été effectué par l’émetteur, notamment lors des premiers mois de l’année.
Quelques points d’attention pour les entreprises :
- s’assurer que les salariés connaissent les dates limites d’utilisation ;
- organiser la collecte des titres papier dans les délais ;
- contrôler le bon report des soldes dématérialisés ;
- répondre aux demandes en cas de dysfonctionnement ou d’oubli.
Don, départ du salarié et cas particuliers
Les titres-restaurant peuvent également être donnés à des associations habilitées, selon les modalités prévues par la réglementation. Cette possibilité concerne aussi bien les formats papier que dématérialisés.
En cas de départ d’un salarié, une autre règle s’applique : celui-ci peut demander le remboursement de la part qu’il a financée sur les titres non utilisés à la date de rupture du contrat. Là encore, l’employeur doit être en mesure de traiter la demande dans des délais raisonnables.
Pour les entreprises, ces échéances de fin et de début d’année constituent donc un moment clé de gestion administrative. Une information claire en interne permet d’éviter pertes financières, incompréhensions et réclamations inutiles.