Les mails professionnels sont devenus une part essentielle de la communication en entreprise. Selon le dernier rapport du Radicati Group Inc., environ 362 milliards de courriels sont envoyés chaque jour dans le monde, une fraction non négligeable étant destinée aux échanges professionnels. Mais quelle est réellement la place de cet outil dans nos vies professionnelles ?
L’étude récente menée par FLASHS pour Hostinger sur 2.000 salariés et dirigeants du secteur tertiaire révèle que les dirigeants reçoivent en moyenne beaucoup plus de courriels que leurs employés. 34 % des patrons déclarent recevoir plus de 50 mails par jour, contre seulement 18 % des salariés.
Pourtant, cette surcharge n’est pas sans conséquence : plus de la moitié des dirigeants (52 %) passent au moins une heure par jour à gérer leurs messages, comparé à 37 % des salariés.
Le stress lié aux mails : un phénomène transversal
La consultation de la messagerie au retour de congés constitue une source d’anxiété pour 62 % des salariés, un chiffre encore plus élevé chez les jeunes (76 % des 18-24 ans). Les dirigeants ne sont pas en reste, 75 % d’entre eux rapportant un stress similaire.
La déconnexion, un droit peu appliqué
Malgré le droit à la déconnexion inscrit dans le Code du travail depuis 2017, 67 % des répondants avouent consulter leurs mails professionnels en dehors des horaires de bureau. Ce chiffre grimpe à 87 % chez les dirigeants, une tendance encore plus marquée chez les jeunes salariés (81 % des 18-24 ans).
Les sources d’irritation : spams et volume élevé
Si les spams et les courriels non sollicités sont les principaux agacements des 18-24 ans, les employés plus âgés (50 ans et plus) se plaignent surtout des messages qui ne les concernent pas directement. Les dirigeants, quant à eux, pointent la quantité excessive de mails reçus comme principale source de frustration.
IA et nouveaux outils : une adoption générationnelle
L’intelligence artificielle, utilisée par 39 % des répondants pour rédiger ou structurer leurs mails, séduit particulièrement les jeunes générations. Près de 66 % des 18-24 ans y ont déjà recours, contre seulement 22 % des salariés âgés de 50 ans et plus.
Les dérives des échanges électroniques
Les mails « inappropriés » (sexistes) représentent une problématique notable, surtout pour les femmes : 30 % des salariées interrogées disent en avoir été victimes. Parmi elles, les jeunes femmes (18-24 ans) sont les plus touchées, avec 50 % déclarant avoir reçu des propositions inappropriées.
Quelle sont les solutions à court terme qui peuvent être mises en place ?
Favoriser une communication plus efficace : encourager l’usage d’outils collaboratifs (comme Slack ou Teams) pour limiter le volume de mails et sensibiliser les équipes à cibler leurs envois, en évitant les destinataires inutiles. Une charte interne peut encadrer les bonnes pratiques, incluant des règles sur les formules de politesse et l’utilisation d’émoticônes.
Appliquer le droit à la déconnexion : instaurer des plages horaires sans mails et promouvoir la programmation différée des envois. Les managers doivent être exemplaires en respectant ces mesures pour réduire la pression implicite sur leurs équipes.
Automatiser et structurer la gestion : les outils d’intelligence artificielle et les filtres automatiques permettent de classer, prioriser et parfois répondre aux messages, réduisant ainsi la surcharge. Former les salariés à une bonne hygiène numérique, incluant l’utilisation de ces technologies, est un investissement durable.
Prévenir le stress et protéger les salariés : encourager la déconnexion totale pendant les congés en délégant les tâches et en activant des réponses automatiques. Pour le stress post-congés, réserver du temps à la reprise pour trier les mails en toute sérénité. Par ailleurs, lutter activement contre les mails inappropriés via des politiques strictes et des canaux de signalement anonymes.
Mesurer et ajuster les pratiques : des audits réguliers sur l’usage des messageries, accompagnés de retours des équipes, permettent d’évaluer les impacts des actions mises en place et d’ajuster les stratégies si nécessaire.