Votre client n’a toujours pas payé sa facture à la date d’échéance et vous n’avez reçu aucun retour ? Pour récupérer le montant dû, il est essentiel de suivre un processus bien défini dans vos relances. Du simple appel téléphonique à l’envoi d’une lettre recommandée, en passant par l’application de pénalités de retard et la mise en demeure, voici quelques étapes à suivre pour y voir plus clair.
Lorsque des factures demeurent impayées, malgré leur conformité, il est important de procéder à des relances de manière méthodique. Il est important d’éviter une approche trop directe pour ne pas risquer de braquer le client, mais de préférer une démarche graduelle et espacée dans le temps.
L’important est de rester objectif et de mettre de côté toute émotion ou frustration, afin d’éviter de créer un conflit qui pourrait nuire à la réputation de votre entreprise.
Commencez par un appel téléphonique : La première étape consiste à vous présenter, à expliquer la raison de votre appel, à rappeler les travaux effectués et la facture concernée (en précisant la date d’envoi).
Assurez-vous que le client a bien reçu la facture, et proposez d’en envoyer une copie par courrier ou par e-mail en cas de perte ou de non-prise en compte. Mentionnez également les délais de paiement et proposez d’envoyer un relevé d’identité bancaire (RIB) pour faciliter le règlement.
Cet appel est une invitation à régler la somme due dans les plus brefs délais.
Si l’appel téléphonique n’a pas donné de résultat, poursuivez avec un e-mail. Ce dernier doit récapituler les étapes déjà franchies : date d’envoi de la facture initiale, date de la première relance téléphonique, etc. N’oubliez pas de mentionner les pénalités de retard, si elles sont stipulées dans le devis et/ou la facture.
La mise en demeure
Si, malgré vos relances téléphoniques, par e-mail, voire lors d’une visite de courtoisie, la facture reste impayée, il est temps de passer à une étape plus formelle : la mise en demeure.
Il est important de noter que la mise en demeure constitue la première étape d’une procédure judiciaire. Cette lettre peut contraindre le client à régler sa dette. Elle doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception et doit comporter certains éléments essentiels :
- Mentionner explicitement la « mise en demeure » ;
- Indiquer le montant total dû ;
- Préciser la date et inclure une signature.
Quand faire appel à un huissier ?
Si les démarches précédentes n’ont pas permis de récupérer le paiement, l’entreprise n’aura d’autre choix que de faire appel à un huissier pour exiger le règlement.
L’huissier examinera les actions amiables déjà entreprises, puis procèdera à l’envoi d’une injonction de payer. Il est important de noter que cette procédure engendre des frais de justice.
Comment anticiper (et se protéger) ?
Pour éviter les impayés, il est essentiel de préparer soigneusement votre comptabilité avant d’envoyer la facture finale à vos clients. L’objectif est d’être irréprochable sur le plan administratif.
Assurez-vous que les quantités et les prix correspondent bien à ceux convenus dans le devis, et que toutes les mentions légales sont présentes :
- Pour les particuliers : Indiquer le nom et l’adresse postale.
- Pour les professionnels : Mentionner la raison sociale de l’entreprise cliente ainsi que l’adresse de son siège social.
Lors de l’établissement du devis puis de la facture, n’hésitez pas à inclure des pénalités de retard en cas de non-paiement. Ces pénalités peuvent être calculées en fonction du taux d’intérêt légal, du nombre de jours de retard, voire assorties d’une indemnité forfaitaire.
Bien que les entreprises créancières réclament rarement ces pénalités, elles constituent un moyen de pression efficace pour éviter les retards et maintenir une comptabilité bien structurée.