Annoncée depuis plusieurs années, la certification obligatoire des logiciels de caisse connaît un nouveau report.
Un délai supplémentaire bienvenu pour les éditeurs comme pour les commerçants, qui doivent s’assurer de la conformité de leurs outils d’encaissement.
Annoncée depuis plusieurs années, la certification obligatoire des logiciels de caisse connaît un nouveau report. Initialement prévue pour 2025, son entrée en vigueur effective est désormais fixée au 1ᵉʳ septembre 2026.
Un cadre fiscal pour lutter contre la fraude à la TVA
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des ventes auprès de particuliers sont tenus d’utiliser un logiciel ou un système de caisse garantissant la sécurité, la conservation et l’inaltérabilité des données d’encaissement.
Objectif : empêcher la dissimulation de recettes et la fraude à la TVA.
Concrètement, ces systèmes permettent d’enregistrer et de conserver la trace de chaque paiement reçu en contrepartie d’une vente ou d’une prestation. Ils constituent un maillon essentiel de la traçabilité comptable. Mais jusqu’à présent, leur conformité pouvait être attestée par une simple auto-certification de l’éditeur, une option désormais supprimée par la loi de finances pour 2025.
Ce qui change avec la nouvelle échéance
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, la conformité des logiciels et systèmes de caisse devra être prouvée par un certificat délivré par un organisme accrédité, conformément à l’article L. 433-4 du Code de la consommation.
Autrement dit, l’attestation individuelle de l’éditeur ne suffira plus. Seul un certificat officiel pourra garantir que le logiciel respecte les exigences légales.
Le report d’un an offre un temps d’adaptation supplémentaire aux éditeurs, chargés de faire certifier leurs produits, mais aussi aux commerçants, qui devront s’assurer de disposer d’une version conforme de leur outil.
Le ministère de l’Économie a souligné sur son site Internet que ce délai permettait « une mise en œuvre progressive, dans de meilleures conditions techniques et administratives ».
Quelles sont les conditions à respecter ?
Pour être reconnu conforme, un logiciel ou système de caisse doit répondre à quatre principes définis par l’article 286-I-3 bis du Code général des impôts :
- Inaltérabilité : toutes les données relatives aux règlements doivent être enregistrées sans possibilité d’être modifiées ou effacées.
- Sécurisation : le système doit garantir la protection des données d’origine, des éventuelles modifications et des pièces justificatives associées.
- Conservation : les informations doivent être enregistrées sous forme cumulative et récapitulative, à travers des clôtures journalières, mensuelles et annuelles.
- Archivage : les données doivent être figées périodiquement (au moins une fois par an), afin de garantir leur intégrité dans le temps et de leur donner une date certaine.
Ces exigences s’appliquent aussi bien aux logiciels de caisse classiques qu’aux systèmes intégrés à des outils de gestion. Dans ce dernier cas, seule la partie encaissement est concernée par la certification.
Une responsabilité partagée entre éditeurs et utilisateurs
C’est à l’éditeur du logiciel qu’il revient de déposer la demande de certification auprès d’un organisme accrédité. Une fois obtenue, cette certification doit être transmise aux professionnels utilisateurs.
Les commerçants peuvent et doivent exiger ce certificat : s’il n’est pas fourni automatiquement, ils peuvent le réclamer à leur fournisseur.
La loi rappelle toutefois qu’il n’existe aucune obligation de posséder un logiciel de caisse. Les professionnels qui ne s’en servent pas ne sont donc pas concernés par cette mesure.
En revanche, dès lors qu’ils en utilisent un, il doit être conforme à la réglementation en vigueur.
Qui est concerné ?
Le champ d’application est large. Tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse sont concernés, quel que soit leur secteur d’activité : commerce de détail, restauration, services, e-commerce, etc.
Sont en revanche exclus du dispositif :
- Les professionnels travaillant uniquement avec d’autres entreprises (BtoB),
- Ceux réalisant des opérations exonérées de TVA,
- Les micro-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base,
- Les agriculteurs sous régime forfaitaire de TVA,
- Les professionnels dont les paiements sont intégralement intermédiés par un établissement bancaire situé dans l’Union européenne.
Un report qui offre de la visibilité
Le décalage au 1ᵉʳ septembre 2026 ne remet pas en cause la philosophie du dispositif, mais il offre du temps à tous les acteurs de la chaîne.
Pour les éditeurs de logiciels : il s’agit de préparer la mise en conformité de leurs logiciels, d’obtenir la certification officielle et d’en informer leurs clients.
Pour les commerçants : cette période de transition permet de vérifier leurs équipements, d’échanger avec leurs fournisseurs et de planifier sereinement les mises à jour nécessaires.
Des sanctions en cas de non-conformité
Passé le 1ᵉʳ septembre 2026, les contrôles pourront donner lieu à des sanctions.
Toute entreprise utilisant un logiciel de caisse non certifié s’expose à une amende de 7.500 euros par unité concernée (article 1770 duodecies du code général des impôts).
En cas de manquement, le professionnel dispose de 60 jours pour régulariser sa situation. Au-delà, de nouvelles amendes peuvent être appliquées.
Ce niveau de sanction reflète la volonté de l’administration fiscale de renforcer la transparence des transactions et de lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
Anticiper pour éviter les mauvaises surprises
Même si l’échéance est reportée, les professionnels ont tout intérêt à anticiper.
Les commerçants peuvent dès à présent :
- Vérifier si leur logiciel figure parmi ceux pour lesquels une procédure de certification est engagée,
- Demander une confirmation écrite à leur éditeur,
- Planifier les mises à jour avant la date limite.
Cette anticipation limitera les risques de rupture de service ou de non-conformité lors des contrôles.
Ce qu’il faut retenir
En résumé, la certification obligatoire des logiciels de caisse vise à renforcer la fiabilité des enregistrements comptables et la lutte contre la fraude à la TVA.
Le report au 1ᵉʳ septembre 2026 constitue un répit pour les professionnels, mais pas une dispense.
Les commerçants et éditeurs ont désormais un an supplémentaire pour mettre leurs outils en conformité et s’assurer que, le moment venu, chaque paiement enregistré le soit dans les règles.
À retenir
Date d’entrée en vigueur
1ᵉʳ septembre 2026 (report d’un an)
Professionnels concernés
- Tous les assujettis à la TVA enregistrant les paiements de particuliers via un logiciel ou système de caisse
- Commerçants, restaurateurs, artisans, e-commerçants…
Non concernés
- Activité exclusivement BtoB
- Micro-entrepreneurs (franchise en base de TVA)
- Activités exonérées de TVA
- Paiements entièrement intermédiés par une banque
Conditions de conformité
- Inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données
Sanction
- 7.500 € d’amende par logiciel non certifié