Les faux reçus créés avec l’intelligence artificielle s’invitent désormais dans les notes de frais. C’est l’un des principaux enseignements d’une étude réalisée par Censuswide pour Perk, qui met en lumière des pratiques de plus en plus difficiles à détecter et des procédures internes qui favorisent parfois les dérives.
Chaque année, la gestion des notes de frais représente un coût administratif important pour les entreprises. Mais au-delà du temps consacré à leur traitement, certaines organisations doivent également composer avec des déclarations inexactes.
- D’après l’étude publiée en juin 2026, 22 % des salariés français reconnaissent déclarer régulièrement des dépenses de manière inexacte.
- Parmi les méthodes citées, les reçus générés grâce à l’intelligence artificielle arrivent désormais en tête : 8 % des répondants affirment en utiliser régulièrement lors de leurs demandes de remboursement.
L’essor des outils d’IA générative facilite en effet la création de justificatifs particulièrement réalistes, en quelques instants seulement, sans nécessiter de compétences en retouche d’image.
« On est malheureusement capables de générer des reçus avec l’IA qui ressemblent comme deux gouttes d’eau au vrai », explique Valentin Lagache, porte-parole France de Perk.
Plus d’un salarié sur deux reconnaît avoir déjà modifié une note de frais
L’étude révèle également que le phénomène dépasse largement les cas isolés.
Ainsi :
- 56 % des salariés déclarent avoir déjà renseigné une note de frais de manière inexacte au moins une fois ;
- 72 % affirment connaître un collègue ayant déjà procédé de cette façon.
Selon les données recueillies, les montants concernés atteindraient en moyenne 250 euros par an et par salarié ayant recours à ces pratiques.
Des procédures complexes qui favorisent les erreurs… et parfois les abus
La fraude ne s’explique pas uniquement par une volonté de contourner les règles. Les modalités de gestion des dépenses professionnelles jouent également un rôle.
Près d’un tiers des salariés interrogés indiquent encore transmettre leurs justificatifs par courrier électronique ou via un tableur Excel. Dans ces entreprises, 24 % des collaborateurs reconnaissent effectuer régulièrement des déclarations inexactes, contre 18 % dans les structures équipées d’un logiciel spécialisé.
Selon Valentin Lagache, la lourdeur des procédures peut devenir un facteur de démotivation et conduire certains salariés à « arrondir » leurs dépenses.
L’avance des frais reste un point sensible
Autre enseignement de l’étude : 60 % des salariés ne disposent pas d’une carte bancaire professionnelle et doivent avancer eux-mêmes leurs dépenses avant d’être remboursés.
Cette situation est citée comme la première raison des déclarations inexactes :
- 31 % évoquent l’obligation d’avancer les frais personnels ;
- 28 % mettent en cause des délais de remboursement jugés trop longs.
Pour les salariés amenés à se déplacer régulièrement, ces avances peuvent représenter plusieurs centaines d’euros immobilisés pendant plusieurs semaines.
Six journées de travail consacrées chaque année aux notes de frais
Au-delà des risques de fraude, l’étude rappelle également le coût caché de la gestion administrative.
Une précédente étude de l’entreprise consacrée au « shadow work » estimait que les salariés passent en moyenne 48 heures par an à gérer leurs notes de frais : collecte des justificatifs, saisie des dépenses, demandes de validation, suivi des remboursements ou relances.
Autant de tâches administratives qui mobilisent du temps au détriment de l’activité principale.
Les faux reçus générés par IA restent difficiles à détecter
Les outils de contrôle automatisés ne permettent pas toujours d’identifier les justificatifs créés par intelligence artificielle.
Lorsqu’un document est enregistré sous forme de capture d’écran ou d’image, les métadonnées susceptibles de révéler son origine disparaissent. Les contrôles portent alors principalement sur la cohérence des informations : montants, taux de TVA, date ou logique des dépenses.
L’étude souligne d’ailleurs que 25 % des salariés déclarant frauder régulièrement savent que leur entreprise utilise déjà des outils d’intelligence artificielle pour repérer les anomalies, sans que cela ne constitue un véritable frein.
Repenser le contrôle plutôt que renforcer les vérifications
L’enjeu consiste moins à multiplier les contrôles sur les justificatifs qu’à modifier le fonctionnement même des notes de frais.
L’entreprise estime que la preuve du paiement pourrait devenir l’élément central de vérification, notamment grâce aux paiements réalisés avec une carte bancaire professionnelle. Le reçu viendrait alors simplement confirmer une transaction déjà authentifiée, plutôt que constituer l’unique élément de preuve.
Cette approche permettrait également de limiter les avances de frais supportées par les salariés et de fluidifier les remboursements, tout en offrant aux directions financières une vision plus fiable des dépenses engagées.
Source : étude Censuswide réalisée pour Perk, publiée en juin 2026.