Un salarié est absent et plusieurs messages arrivent sur sa messagerie professionnelle. Pour assurer la continuité de l’activité, l’employeur peut-il ouvrir ces courriels ? La réponse dépend notamment de leur caractère professionnel ou personnel et des règles fixées dans l’entreprise.
La question est particulièrement sensible pour les TPE, où une absence peut rapidement bloquer le suivi d’un client, d’un fournisseur ou d’un dossier.
Oui, l’employeur peut accéder aux messages professionnels
Une messagerie professionnelle n’est pas considérée comme un espace entièrement privé. Les courriels envoyés ou reçus avec l’outil informatique fourni par l’entreprise sont, par défaut, présumés professionnels.
- L’employeur peut donc en principe les consulter, y compris lorsque le salarié n’est pas présent. La Cour de cassation rappelle que les messages professionnels peuvent être ouverts hors de la présence du salarié lorsqu’ils ne sont pas identifiés comme personnels.
- Cette règle permet notamment à une entreprise de continuer à traiter les demandes reçues pendant une absence prolongée.
- Mais cette possibilité ne signifie pas que l’employeur peut lire indistinctement tout le contenu de la boîte mail.
Les mails personnels restent protégés
Un salarié peut utiliser raisonnablement les outils professionnels pour un usage privé, sauf règles particulières fixées par l’employeur. Lorsqu’un courriel est clairement identifié comme « Personnel » ou « Privé », ou placé dans un dossier portant cette mention, il relève de la correspondance privée.
L’employeur ne peut alors pas prendre librement connaissance de son contenu.
La protection de la vie privée continue en effet de s’appliquer sur le lieu de travail. La Cour de cassation l’a encore rappelé en septembre 2024 : le contenu de messages personnels échangés au moyen d’un outil informatique professionnel ne peut pas, en principe, être utilisé par l’employeur pour sanctionner le salarié.
Il est donc préférable de ne pas ouvrir un message dont l’objet ou le classement permet clairement d’identifier le caractère privé.
Un simple usage personnel ne rend pas toute la messagerie privée
C’est un point important pour les employeurs.
Le fait qu’un salarié ait utilisé sa messagerie professionnelle pour quelques échanges personnels ne transforme pas toute sa boîte mail en espace privé. La distinction se fait notamment en fonction de l’identification des messages.
La Cour de cassation considère ainsi que les courriels provenant de la messagerie professionnelle sont présumés professionnels lorsqu’ils ne sont pas identifiés comme personnels.
À l’inverse, un compte de messagerie personnelle distinct de la messagerie professionnelle reste protégé, même si le salarié y accède depuis un ordinateur fourni par l’entreprise.
Que doit prévoir l’entreprise en cas d’absence ?
Pour éviter les difficultés, l’entreprise a intérêt à définir à l’avance les modalités d’accès aux messageries professionnelles.
Une charte informatique, une note de service ou une procédure interne peut notamment préciser :
- dans quelles situations la messagerie d’un salarié absent peut être consultée ;
- qui est autorisé à y accéder ;
- comment sont identifiés les messages personnels ;
- quelles règles s’appliquent en cas d’absence prolongée ;
- ce qui doit être fait lors du départ d’un salarié.
La CNIL recommande que les salariés soient informés des règles applicables. Plus largement, les dispositifs de contrôle de l’activité doivent être justifiés, proportionnés et portés à la connaissance des personnes concernées.
Pour une petite entreprise, cette procédure peut rester très simple. L’essentiel est que les règles soient connues avant qu’une situation d’absence ne se présente.
Et si le salarié quitte l’entreprise ?
Le départ d’un salarié nécessite également d’anticiper la fermeture de sa messagerie.
La CNIL recommande de prévenir le salarié de la date de fermeture de son compte afin qu’il puisse faire le tri dans ses messages et transférer ses éventuels courriels privés vers une adresse personnelle.
Après son départ, l’adresse électronique nominative doit être supprimée.
L’entreprise doit parallèlement prévoir la continuité de son activité : les échanges nécessaires au suivi des clients, fournisseurs ou dossiers doivent pouvoir être récupérés et traités selon les règles internes applicables.
La désactivation des accès informatiques fait également partie des mesures de sécurité à prévoir lors du départ d’un salarié.
Peut-on accéder à un message personnel dans certains cas ?
La protection des correspondances privées n’est pas absolue dans toutes les situations.
La CNIL rappelle notamment qu’un accès peut intervenir dans le cadre d’une procédure judiciaire ou lorsqu’un juge l’autorise. Dans ce type de situation, les conditions d’accès sont fixées par le cadre judiciaire applicable.
En dehors de ces situations, l’employeur doit rester particulièrement prudent lorsqu’un message est identifié comme personnel.
Que risque l’employeur s’il lit des messages privés ?
Le risque ne concerne pas seulement la consultation du message. Son utilisation peut également poser problème.
Dans une décision du 25 septembre 2024, la Cour de cassation a considéré que l’utilisation de messages personnels pour justifier une sanction disciplinaire pouvait porter atteinte à une liberté fondamentale. Dans l’affaire jugée, le licenciement fondé notamment sur le contenu de conversations privées a été déclaré nul.
En cas de contestation, les tribunaux peuvent donc examiner les conditions dans lesquelles l’employeur a accédé aux messages et leur utilisation.
Ce qu’un employeur de TPE doit retenir
Pour assurer la continuité de l’activité sans porter atteinte à la vie privée du salarié, quelques réflexes sont à privilégier :
1. Prévoir une règle avant l’absence.
La procédure d’accès aux messageries doit être définie et portée à la connaissance des salariés.
2. Distinguer professionnel et personnel.
Les messages professionnels non identifiés comme privés peuvent, en principe, être consultés. Les messages clairement identifiés comme personnels doivent rester protégés.
3. Ne pas demander les mots de passe personnels du salarié.
L’accès doit passer par les procédures informatiques prévues par l’entreprise.
4. Anticiper les départs.
La date de fermeture du compte doit être communiquée au salarié afin qu’il puisse récupérer ses éléments personnels.
5. Prévoir la continuité.
Les clients et interlocuteurs professionnels doivent pouvoir continuer à contacter l’entreprise même lorsqu’un salarié est absent ou quitte son poste.
À retenir : l’absence d’un salarié ne rend pas sa messagerie professionnelle inaccessible à l’employeur. En revanche, elle ne donne pas non plus un droit de lecture sans limite. La distinction entre messages professionnels et correspondances personnelles, l’information préalable des salariés et des règles internes clairement établies permettent de limiter les risques de conflit.
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