Licenciement d’un salarié en CDI : le guide pratique des motifs, démarches et indemnités

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Un licenciement ne se résume pas à remettre une lettre au salarié. Pour une petite entreprise, il suppose de choisir un motif juridiquement fondé, de suivre un calendrier précis, puis de calculer les sommes dues à la rupture. Pour le salarié, plusieurs droits doivent être vérifiés avant et après le départ. Ce guide rassemble les étapes et les contrôles à effectuer en 2026, avec des exemples, des sources officielles et des dossiers complémentaires.

Une baisse d’activité, des absences répétées, des erreurs professionnelles ou un désaccord avec un collaborateur n’obéissent pas aux mêmes règles. Confondre ces situations peut fragiliser une rupture, même lorsque l’employeur estime avoir une raison valable. Le droit du licenciement impose de distinguer la réalité du motif, la procédure et le calcul des indemnités.

Sommaire : trouvez directement votre réponse

• 1. Quels motifs permettent de licencier ?
• 2. Quelle procédure suivre et dans quels délais ?
• 3. Quelles particularités en cas de licenciement économique ?
• 4. Comment agir en cas d’inaptitude ou de salarié protégé ?
• 5. Comment calculer les indemnités et le préavis ?
• 6. Quels documents remettre et comment contester ?
• 7. La liste de contrôle avant de signer
• 8. Les questions les plus fréquentes

Quels motifs permettent de licencier un salarié ?

Le Code du travail, à l’article L. 1232-1, exige une cause réelle et sérieuse pour tout licenciement personnel. Les faits doivent être réels, suffisamment précis et d’une importance justifiant la rupture. Une simple perte de confiance, sans faits objectivement vérifiables, ne suffit pas en elle-même. Les règles diffèrent selon le motif retenu.

Le licenciement pour motif personnel

Il peut être disciplinaire, lorsqu’un comportement fautif est reproché au salarié, ou non disciplinaire, par exemple en cas d’insuffisance professionnelle ou d’inaptitude médicalement constatée. L’insuffisance professionnelle n’est pas automatiquement une faute : elle suppose des éléments objectifs permettant de montrer que les compétences ou résultats ne correspondent pas aux exigences légitimes du poste.

La faute simple peut justifier un licenciement tout en maintenant, en principe, le droit au préavis et à l’indemnité de licenciement sous réserve des conditions légales. La faute grave rend impossible le maintien du salarié pendant le préavis ; la faute lourde suppose, en plus, une intention de nuire à l’employeur. Elles privent en principe le salarié du préavis et de l’indemnité de licenciement, mais pas de l’indemnité compensatrice de congés payés. Voir le récapitulatif officiel des fautes simples, graves et lourdes.

Un exemple concret sur TPE Actu : un SMS dénigrant son supérieur peut-il justifier un licenciement ?. Sur la qualification d’un motif non disciplinaire, voir également les erreurs d’appréciation concernant l’insuffisance professionnelle.

Le licenciement pour motif économique

Il est lié à des circonstances étrangères à la personne du salarié : difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation nécessaire à la sauvegarde de la compétitivité ou cessation d’activité de l’entreprise. Ces circonstances doivent conduire à une suppression ou transformation d’emploi, ou à une modification essentielle du contrat refusée par le salarié. Service-Public détaille les conditions du licenciement économique.

Licenciement pour motif personnel : une procédure en quatre temps

1. Préparer le dossier avant toute décision

Reconstituer la chronologie, conserver les pièces utiles, vérifier l’existence d’une convention collective et identifier les protections éventuelles. Pour un motif disciplinaire, un fait fautif est en principe prescrit deux mois après le jour où l’employeur en a eu connaissance, sauf exceptions. Une enquête interne ou une discussion informelle ne dispense pas des formalités légales.

2. Convoquer à un entretien préalable

La convocation est adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge. Elle précise l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Elle rappelle la possibilité d’être assisté ; en l’absence d’institutions représentatives du personnel, le salarié peut faire appel à un conseiller du salarié dans les conditions prévues par les textes. Consulter la procédure officielle du licenciement personnel.

L’entretien ne peut pas se tenir moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la convocation ou sa remise. Ni le jour de présentation ni le jour de l’entretien n’entrent dans ce décompte. Le samedi compte normalement comme jour ouvrable ; les jours fériés et la règle de report peuvent modifier le calendrier.

3. Conduire l’entretien sans annoncer une décision déjà prise

L’employeur expose les raisons qui pourraient justifier le licenciement et recueille les explications du salarié. Celui-ci peut venir accompagné. Son absence n’interdit pas à l’employeur de poursuivre la procédure, mais il est recommandé de conserver la preuve de la convocation et de la tenue du rendez-vous.

4. Notifier le licenciement et conserver la preuve d’envoi

La notification est envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, au plus tôt deux jours ouvrables après l’entretien. Le motif doit être énoncé dans la lettre. Dans une procédure disciplinaire, la notification ne peut en principe pas intervenir plus d’un mois après l’entretien. Il n’existe pas de délai légal maximal équivalent en matière de motif personnel non disciplinaire.

Une lettre vague ou une rupture annoncée oralement expose l’entreprise à un litige. Nous avons analysé les risques du licenciement verbal et de l’absence de lettre recommandée.

Licenciement économique : les contrôles supplémentaires pour une TPE

Lorsqu’un poste doit disparaître, la justification économique ne suffit pas. L’employeur doit examiner les possibilités d’adaptation et de reclassement et respecter les règles de consultation et d’information qui lui sont applicables. L’organisation du licenciement dépend notamment de la taille de l’entreprise et du nombre de salariés concernés.

Si plusieurs salariés appartiennent à la catégorie professionnelle visée, l’employeur doit, lorsqu’il a un choix à faire, appliquer les critères d’ordre des licenciements : charges de famille, ancienneté, difficultés de réinsertion professionnelle et qualités professionnelles. Ces critères sont expliqués par Service-Public.

Le contrat de sécurisation professionnelle (CSP) doit notamment être proposé dans les entreprises de moins de 1 000 salariés lorsqu’elles envisagent un licenciement économique, sous réserve du champ applicable. Son dispositif a été prolongé jusqu’au 31 décembre 2026. L’ancien salarié peut également bénéficier, sous conditions, d’une priorité de réembauche pendant un an.

Pour aller plus loin : ce que le CSP change pour les salariés licenciés pour motif économique. Sur la réglementation applicable en 2026, retrouvez aussi notre décryptage des évolutions entourant les ruptures de contrat.

Inaptitude, arrêt maladie, salarié protégé : ne pas appliquer la procédure standard sans vérification

Le médecin du travail, pas l’employeur, constate l’inaptitude

L’inaptitude professionnelle est établie par le médecin du travail. En principe, l’employeur recherche un poste de reclassement compatible avec l’avis médical, en respectant les règles de consultation du CSE lorsqu’il existe. Certaines mentions expresses dans l’avis peuvent le dispenser de cette recherche.

Si le salarié n’est ni reclassé ni licencié un mois après l’examen médical ayant conduit à l’avis d’inaptitude, l’employeur doit en principe reprendre le versement de son salaire. L’indemnisation de la rupture diffère selon que l’inaptitude a une origine professionnelle ou non. Le dossier est présenté dans notre article : salarié déclaré inapte après une dépression, les démarches de l’employeur.

Le licenciement ne doit pas sanctionner l’état de santé

La maladie ou le handicap ne constituent pas en eux-mêmes un motif valable de licenciement. Dans certaines conditions strictes, des absences prolongées peuvent être invoquées au titre de la désorganisation de l’entreprise et de la nécessité d’un remplacement définitif, sous réserve notamment des protections applicables. Les accords collectifs peuvent prévoir des garanties supplémentaires.

Attention à l’autorisation administrative des salariés protégés

Pour un salarié bénéficiant d’une protection particulière, notamment au titre d’un mandat représentatif, l’autorisation préalable de l’inspection du travail est en principe nécessaire. Un licenciement engagé sans cette vérification peut être lourdement remis en cause.

La vie privée et les situations discriminatoires exigent également une attention particulière. Lire notre décryptage d’un licenciement impliquant des faits de vie privée et la jurisprudence sur le licenciement d’un salarié de 54 ans et la discrimination liée à l’âge.

Indemnité de licenciement et préavis : combien faut-il verser ?

En principe, un salarié en CDI licencié, hors faute grave ou lourde, peut bénéficier de l’indemnité légale s’il compte au moins huit mois d’ancienneté ininterrompue à la date d’envoi de la lettre. Une convention collective ou le contrat peuvent prévoir des conditions plus favorables. Les règles et exemples officiels figurent dans la fiche Service-Public sur l’indemnité de licenciement.

La formule du minimum légal

Le montant minimal correspond à un quart de mois de salaire par année d’ancienneté pour les dix premières années, puis un tiers de mois par année au-delà de dix ans. Les années incomplètes sont prises en compte proportionnellement aux mois complets. L’ancienneté ouvrant droit à l’indemnité s’apprécie à la notification ; son calcul tient compte, en principe, de la fin du préavis.

Le salaire de référence est le plus avantageux entre la moyenne des douze derniers mois et celle des trois derniers mois précédant le licenciement, avec les adaptations nécessaires en cas de moins de douze mois de service, d’arrêt maladie, de temps partiel thérapeutique ou de primes exceptionnelles. Voir l’article R. 1234-4 du Code du travail.

Simulateur du ministère du Travail

Calculez votre indemnité selon votre convention collective

Votre convention collective peut prévoir une indemnité de licenciement supérieure au minimum légal. Le simulateur officiel du Code du travail numérique permet de rechercher la convention applicable et, lorsqu’elle est prise en charge, de personnaliser le calcul.

Indemnité légaleConvention collectiveEstimation personnalisée

Démarrer le simulateur officiel

Le module ne se charge pas ? Accédez directement au calculateur officiel. Vous pouvez aussi retrouver votre convention collective.

Estimation destinée aux CDI à temps plein. Les contrats ayant alterné temps plein et temps partiel ne sont pas pris en charge. Certaines conventions et situations particulières exigent un contrôle complémentaire. Le montant conventionnel plus favorable se substitue au minimum légal, sans cumul des deux indemnités.

Le simulateur public de l’indemnité de licenciement permet d’établir une estimation en fonction des paramètres du salarié. Le calcul doit aussi être confronté aux sommes effectivement dues, par exemple si des heures supplémentaires n’ont pas été payées.

Quelle durée de préavis ?

Hors dispositions particulières plus favorables, la durée légale du préavis est en principe d’un mois pour une ancienneté d’au moins six mois et de moins de deux ans, et de deux mois à partir de deux ans. Pour moins de six mois, les règles conventionnelles ou les usages sont à vérifier. Des régimes particuliers existent. La faute grave et la faute lourde excluent en principe le préavis. Consulter les règles officielles du préavis.

Il faut distinguer une dispense de préavis décidée par l’employeur, qui ouvre normalement droit à une indemnité compensatrice, d’un préavis non exécuté pour une autre raison. Le licenciement pour inaptitude suit des règles spécifiques. Concernant le coût des ruptures, voir les indemnités de licenciement et de rupture conventionnelle envisagées pour 2027, qui distingue les mesures projetées des règles en vigueur.

Après le licenciement : documents à remettre et possibilité de contester

Les pièces à préparer pour la fin du contrat

À la fin du contrat, l’employeur tient à disposition du salarié le certificat de travail, l’attestation destinée à France Travail, le reçu pour solde de tout compte et, lorsque le dispositif existe, le récapitulatif de l’épargne salariale. La date et les sommes à verser dépendent du type de rupture et du préavis. Les règles de remise sont rappelées par Service-Public.

TPE Actu a consacré un dossier spécifique aux erreurs sur les documents de fin de contrat et le solde de tout compte.

Un salarié peut-il contester son licenciement ?

Oui. Une contestation portant sur la rupture du contrat de travail doit, en principe, être engagée dans les douze mois devant le conseil de prud’hommes, sous réserve de règles particulières et des exceptions prévues par la loi. Les demandes de salaire, de discrimination ou de harcèlement peuvent relever de délais différents. Service-Public distingue le licenciement irrégulier, injustifié et nul.

Un licenciement irrégulier concerne un vice de procédure ; un licenciement sans cause réelle et sérieuse concerne un motif insuffisant ; un licenciement nul repose notamment sur la violation d’une protection légale ou d’une liberté fondamentale. Les conséquences financières et les possibilités de réintégration varient selon la qualification.

La question du point de départ et de la suspension des délais peut modifier l’issue d’un dossier, comme l’illustre notre article sur une transaction annulée et la prescription d’une contestation.

La liste de contrôle avant de notifier un licenciement

Pour le salarié, les premiers contrôles portent sur la lettre reçue, le motif invoqué, la date de l’entretien, le salaire de référence, les congés payés restants et les éventuelles protections. Conserver les documents et demander rapidement conseil peut éviter la perte de droits liée à un délai expiré.

FAQ : les réponses rapides sur le licenciement

Peut-on licencier un salarié sans avertissement préalable ?

Oui, dans certaines situations. Il n’existe pas de règle générale imposant trois avertissements avant un licenciement. La gravité des faits, le règlement intérieur lorsqu’il existe et les dispositions conventionnelles doivent être pris en compte.

Un licenciement annoncé oralement est-il valable ?

La notification doit respecter les exigences légales, notamment la lettre motivée. Une annonce verbale de rupture ne remplace pas la procédure régulière et peut conduire à un licenciement injustifié.

Un salarié licencié pour faute grave perd-il ses congés payés ?

Non. L’indemnité compensatrice de congés payés reste due pour les droits acquis non pris, même en cas de faute grave ou lourde.

La rupture conventionnelle est-elle un licenciement ?

Non. Elle repose sur un accord entre l’employeur et le salarié en CDI, avec une procédure et une indemnité spécifiques. Elle ne doit pas être utilisée pour masquer une rupture imposée.

Une petite entreprise doit-elle obligatoirement proposer un reclassement ?

Dans plusieurs situations, oui, notamment avant un licenciement économique ou dans une procédure d’inaptitude, sous réserve des règles particulières et des dispenses légales éventuelles. L’effectif réduit ne permet pas d’écarter automatiquement cette obligation.

Sources et textes de référence

• Service-Public : motifs du licenciement personnel
• Service-Public : étapes de la procédure de licenciement
• Service-Public : licenciement économique, conditions légales
• Service-Public : calcul de l’indemnité légale
• Service-Public : préavis et fin du contrat
• Service-Public : documents de fin de contrat
• Service-Public : contestation d’un licenciement

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