Entre les factures, les formulaires à tout va, les devis, etc, les documents peuvent rapidement s’accumuler dans la bannette. L’idée de faire un tri est tentante, mais attention à ne pas tout éliminer ! Certains documents sont essentiels à la vie de l’entreprise, et ce, même après une cessation d’activité. On fait le point.
Les documents liés à l’activité commerciale
Les documents bancaires, déclarations de douane et attestations de transport de marchandises doivent être conservés pendant trois ans.
Concernant les documents liés aux transactions, tels que les factures (clients et fournisseurs), contrats numériques, bons de commande ou de livraison, la durée de conservation est de dix ans.
Il en va de même pour les pièces comptables comme les livres, registres, et justificatifs.
Les documents relatifs à l’administration fiscale
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que les documents sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle doivent être conservés pendant six ans. Cela concerne :
- L’impôt sur le revenu,
- L’impôt sur les sociétés,
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
- Les bénéfices non commerciaux (BNC),
- Les impôts directs locaux,
- La cotisation foncière des entreprises (CFE),
- La valeur ajoutée des entreprises (CVAE),
- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Et les documents sociaux ?
Lors de la fermeture d’une entreprise, veillez à conserver les documents qui relèvent du volet social. Par exemple, les statuts doivent être conservés pendant cinq ans après la radiation de l’entreprise du registre du commerce et des sociétés.
Les bilans et résultats doivent pouvoir être présentés pendant dix ans en cas de demande administrative.
Les convocations, feuilles de présence, rapports et pouvoirs doivent être conservés pendant trois ans.
Quelles sanctions en cas de non-conservation des documents ?
Elles sont réelles, surtout en matière de documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10.000 € en cas de non-présentation ou destruction prématurée des documents requis par l’administration dans le cadre de son droit de communication.
Une somme qui fait réfléchir à deux fois avant de viser la corbeille…