Un collaborateur invite un client au restaurant, règle l’addition puis demande le remboursement de sa note de frais. Avec la réforme de la facturation électronique, le traitement de cette dépense dépend désormais du moment où il indique qu’il agit pour le compte de son entreprise.
- Pour aider les entreprises à s’y retrouver, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) a publié une fiche pratique qui détaille les différents cas de figure.
- Si les règles de fond évoluent peu, leur application est désormais clairement encadrée.
Les règles actuelles sont maintenues
La réforme ne remet pas en cause les tolérances existantes concernant les frais de restauration.
Ainsi :
- les tickets de caisse restent admis comme justificatif jusqu’à 150 € HT lorsqu’il s’agit d’une dépense professionnelle engagée auprès d’un restaurateur ;
- au-delà de 150 € HT, une facture complète au nom de l’entreprise est nécessaire pour pouvoir justifier la déduction de la TVA.
La nouveauté réside surtout dans le mode de traitement de l’opération selon que le caractère professionnel est annoncé immédiatement ou non.
Trois situations sont désormais distinguées
La DGFiP identifie trois scénarios.
Cas n°1 : le collaborateur ne précise pas qu’il agit pour son entreprise
Le restaurateur considère son client comme un particulier.
Le collaborateur reçoit simplement un ticket de caisse, qu’il utilisera ensuite pour sa note de frais.
Dans ce cas :
- le restaurateur remet un ticket de caisse ;
- l’opération relève de l’e-reporting et non de la facturation électronique ;
- le ticket peut servir de justificatif de dépense ;
- jusqu’à 150 € HT, la doctrine fiscale admet que la TVA puisse être déduite ;
- au-delà de 150 € HT, le ticket ne suffit plus : une facture complète est indispensable.
Cas n°2 : une facture est demandée immédiatement
Si le collaborateur indique, au moment du paiement, qu’il agit pour le compte de son entreprise, la situation change.
Le restaurateur doit établir une facture électronique au nom de l’entreprise.
Concrètement :
- le collaborateur communique le SIREN ou le SIRET de son entreprise ;
- une facture électronique est émise immédiatement ;
- pour respecter le RGPD, le nom du salarié n’est pas transmis ;
- un identifiant interne permet ensuite à l’entreprise de rattacher la dépense au bon collaborateur.
Cas n°3 : la facture est demandée après le paiement
Dernière possibilité : le collaborateur règle son repas sans signaler qu’il s’agit d’une dépense professionnelle, puis demande ensuite une facture au nom de son entreprise.
Dans cette situation :
- le restaurateur a déjà déclaré l’opération via l’e-reporting ;
- il peut néanmoins établir une facture électronique a posteriori ;
- cette facture doit obligatoirement comporter la mention « TVA déjà collectée » ;
- cette mention évite que la TVA et la base hors taxes soient comptabilisées deux fois par l’administration.
Une vigilance particulière au-delà de 150 € HT
Le principal point d’attention concerne les repas dépassant 150 € HT.
Si le collaborateur ne demande pas immédiatement une facture au nom de son entreprise, le simple ticket de caisse ne permettra plus de justifier la récupération de la TVA. Les entreprises ont donc intérêt à sensibiliser leurs salariés à cette règle avant l’entrée en vigueur de la réforme.
Les dates à retenir
Le calendrier de déploiement de la facturation électronique reste inchangé :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises.
Sources
Cet article est fondé sur la fiche pratique publiée par la Direction générale des finances publiques (DGFiP) relative au traitement des notes de restaurant dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, ainsi que sur la doctrine fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20) concernant la tolérance applicable aux justificatifs de frais de restauration jusqu’à 150 € HT.